Aanmelden button
Klant aan het woord: Kristan Branger
In 2014 is binnen Van Wijk Vastgoedonderhoud een start gemaakt met het testen van Z factuur en de XML herkenservice en sinds begin 2015 is het geheel officieel in gebruik genomen. Kristan Branger is controller bij Van Wijk Vastgoedonderhoud en nauw betrokken bij de implementatie van Z factuur in de organisatie.
De aanleiding
De aanleiding om te starten met het digitaliseren van de inkomende factuurstroom was dat men binnen Van Wijk het administratieve proces efficiënter wilde inrichten. Veel mensen waren intern bezig met factuurafhandeling. Bovendien wilde men ervan af dat er via verschillende kanalen werd gecommuniceerd. De gehele workflow is daarom tegelijk aangepakt en geautomatiseerd. Dit heeft al geleid tot het vrijkomen van een 0,5 FTE die nu ingezet wordt voor andere werkzaamheden. Aanvankelijk was bij de start van het project de verwachting dat dit nog meer tijdsbesparing op zou leveren. Maar Branger geeft aan dat er op verschillende terreinen nog efficiëntie slagen gemaakt kunnen worden. Dit zal zeker tot nog meer besparing leiden.
Van Wijk werkt met het softwarepakket Alert van Centric. Het hele proces van automatiseren van de verwerking van inkomende facturen heeft uiteindelijk meer tijd gekost als men van tevoren verwacht had. Dit komt mede doordat Van Wijk bij aanvang van het project nog geen duidelijk beeld had hoe de gehele flow moest lopen. Omdat alles in een keer werd aangepakt was de samenwerking nodig van 4 partijen. Branger: ”Als we het nog een keer zouden doen dan zou ik met alle betrokkenen live om tafel willen zitten om zo sneller te kunnen schakelen. Ook zou ik intern in een kortere tijd meer tijd vrij willen maken om met het project aan de slag te kunnen waardoor implementatie sneller kan”. De samenwerking met alle partijen die betrokken waren bij de implementatie heeft Branger als positief ervaren. Gezamenlijk werd gezocht naar oplossingen en bij vragen was men altijd bereid mee te denken en extra dingen te doen.
Het proces
Jaarlijks komen er rond de 20.000 facturen binnen bij Van Wijk. Men is begonnen leveranciers te vragen om een digitale factuur. Ook heeft men daarbij meteen eisen gesteld betreffende het vermelden van inkooporder en projectnummer op de factuur. Dit om te voorkomen dat alsnog teveel handmatig verwerkt zou moeten worden. Eerst is de top 10 bedrijven die de meeste facturen versturen aangeschreven met het verzoek om de factuur digitaal te gaan aanleveren. Toen dit gerealiseerd was, heeft men alle andere leveranciers ook gevraagd de factuur in het vervolg digitaal aan te leveren. In een zeer korte tijd is het aantal digitaal ontvangen facturen zo gestegen van 0 tot 80%. Omdat men werkt met het digitaal controleren en accorderen van facturen, worden alle facturen via de XML herkenservice ingelezen en gaan vervolgens de workflow in.
Als er nu nog facturen op papier binnenkomen, worden deze zelf door het bedrijf gescand. Ook scannen sommige leveranciers de factuur zelf in en sturen deze direct op naar de XML herkenservice om verwerkt te worden.
Voor kleine bedrijven is het soms lastig omdat zij er niet op ingericht zijn de factuur digitaal te versturen en het hen geen voordeel, alleen maar extra werk oplevert. “What’s in it for me?” is hun (terechte) vraag, geeft Branger aan. Gezamenlijk wordt dan gekeken naar een oplossing (zoals een kortere betalingstermijn) zodat ook deze bedrijven voordeel hebben bij het digitaal aanleveren van de factuur.
Wanneer er nu nog een factuur binnenkomt op papier dan wordt het bedrijf wel direct aangeschreven om een volgende keer de factuur digitaal aan te leveren. Branger geeft aan dat hij verwacht dat het een kwestie van tijd is voor iedereen hierin meegaat.
Het vervolg
Voor de komende periode wil Branger het interne proces nog verder verbeteren waardoor nog minder handelingen nodig zijn om een factuur volledig door de organisatie verwerkt en betaald te krijgen. Vervolgens zal men kijken waar verder nog slagen te maken zijn in de automatisering binnen het bedrijf.
Wensen voor het verder digitaliseren liggen bij Van Wijk op de korte termijn met name bij de opdrachtbonnen voor dagelijks onderhoud die binnenkomen en de uitgaande facturen.
Bij de opdrachtbonnen wordt nog veel via verschillende kanalen gecommuniceerd, via e-mail, papier of via de portal van de opdrachtgever. De wens is om het systeem zo flexibel in te richten dat ook dit proces verder geautomatiseerd en gedigitaliseerd kan worden.
De uitgaande facturen gaan voornamelijk via e-mail met PDF en op papier. Branger geeft aan dat ze ook dit proces willen gaan aanpakken. Wekelijks gaan er 40 tot 80 facturen de deur uit, waarbij nog een groot deel handmatig verwerkt moet worden. Ook hierin kan een slag gemaakt worden om dit verder te automatiseren. Dit houdt in dat men alle uitgaande facturen per e-mail met PDF wil gaan verzenden. De vraag van klanten voor een elektronische factuur komt nog nauwelijks voor. Mocht die wel komen dan kan Van Wijk daar met Z factuur ook aan voldoen.
Totaal ontzorgen
Z factuur kan ook de gehele facturatiestroom uit handen nemen inclusief de papieren factuur. Omdat papier nog maar een klein onderdeel is, verwacht Branger niet dat dit voor hen toegevoegde waarde heeft. Liever steekt hij energie in het kunnen afleveren van de factuur als e-mail met PDF of XML.
Kristan Branger over de keuze voor elektronisch factureren met Z factuur:
”Continue leren en verbeteren is één van de uitgangspunten van Van Wijk Vastgoedonderhoud. De handelingen die niet van toegevoegde waarde zijn voor de klant verder uitbannen is voor ons de reden geweest om onze inkomende facturen stroom volledig te digitaliseren met ZET solutions. Direct resultaat en het nog effectiever in kunnen zetten van de afdeling administratie bij werkzaamheden die er echt toe doen i.p.v. het handmatig invoeren van gegevens die al op een andere plek in de keten zijn ingevoerd.“
