Aanmelden button
Elektronisch factureren: drie stappen vooruit
Sinds een aantal weken is Groothuisbouw uit Emmeloord aangesloten op Z factuur. Frank van Boven van Groothuisbouw heeft het traject van de papieren factuur naar elektronisch factureren binnen het bedrijf begeleid. “Wel drie stappen vooruit”, zo noemt hij de overstap naar elektronisch factureren. De stappen van PDF factuur en inscannen van facturen zijn overgeslagen doordat met Z factuur de gegevens ingelezen worden en direct op de juiste plek in de eigen administratie terecht komen.
Besparing
Groothuisbouw is gestart met elektronisch factureren omdat men hier een duidelijke efficiëntieslag kon maken. Het veelal repeterende werk dat bij het factureren komt kijken, kost veel tijd. Direct na het starten met elektronisch factureren leverde dit al een besparing in tijd en kosten op. Die besparing is met name gerealiseerd op de administratie- en de receptie-afdeling waar de binnenkomende facturen verwerkt worden.
Op dit moment komt 25% van alle facturen elektronisch binnen. Een score van 100% wordt door Van Boven niet verwacht, maar het doel voor de komende periode is toch zeker om naar 75% elektronisch ontvangen facturen te stijgen.
Starten met elektronisch factureren
Groothuisbouw heeft zich gericht op de inkomende facturen. Men was al langer bezig de mogelijkheden van elektronisch factureren te onderzoeken. Echter, toen Raab Karcher, een grote leverancier van Groothuisbouw, elektronisch facturen kon aanleveren via Z factuur is het bedrijf zich gaan oriënteren op het aansluiten.
Om haar leveranciers over te halen ook elektronisch facturen te gaan verzenden, werkte voor Groothuisbouw een persoonlijke benadering het beste. “Bedrijven lijken toch wel huiverig om de stap te nemen, met een persoonlijke benadering is nu al 25% van de ontvangen facturen elektronisch”, aldus Van Boven.
Op dit moment zijn de meeste leveranciers van materialen al zover dat zij de factuur elektronisch aanleveren. Nu gaat Groothuisbouw zich richten op haar onderaannemers en ZZP’ers. Zij kunnen al via het Self Service Portal van Z factuur elektronisch facturen online in het Z factuur loket aanmaken en aanleveren aan Groothuisbouw. Groothuisbouw wil het echter voor haar onderaannemers nog makkelijker maken om elektronisch te factureren. Frank van Boven: “Met een login op de eigen website waar onderaannemers werkopdrachten elektronisch kunnen downloaden en na afronden direct de factuur elektronisch kunnen aanmaken via Z factuur, willen we de drempel nog verder verlagen en onderaannemers over de streep trekken mee te gaan doen”. Er wordt nog gewerkt aan de technische realisatie van deze mogelijkheid.
Het aansluitproces
Op de S@les in de Bouw dag maakte Van Boven kennis met elektronisch factureren via Z factuur. Daarna is het balletje gaan rollen en is men gaan kijken wat men binnen Groothuisbouw moest doen om te kunnen aansluiten.
Voor de koppeling met Z factuur is gebruik gemaakt van de Standaard Softwarekoppeling met Metacom. Om optimaal voordeel te behalen van het elektronisch factureren is er daarnaast een maatwerkkoppeling gerealiseerd tussen het softwarepakket en het work-flowproces dat Groothuisbouw gebruikt. Dit kostte wel meer tijd dan vooraf ingeschat was door Van Boven. Ook had men er geen rekening mee gehouden dat het lidmaatschap van S@les in de Bouw nodig is om aan te sluiten. Daarbij komt dat voor veel leveranciers het elektronisch factureren nog erg een ‘ver-van-mijn-bed-show’ blijkt te zijn en het ook tijd kost om hen te overtuigen mee te gaan doen.
Maar nu het eenmaal draait binnen de organisatie is Groothuisbouw er heel tevreden mee.Maar nu het eenmaal draait binnen de organisatie is Groothuisbouw er heel tevreden mee. “Elektronisch factureren is een heel andere wereld”, volgens Van Boven. “Totaal niet meer te vergelijken met hoe we voorheen de facturatie geregeld hadden”.Belangrijk aandachtspunt vindt hij dan ook om de introductie binnen de bouwsector te versnellen. Veel bedrijven zijn op hun eigen manier bezig en de prioriteit om met elektronisch factureren aan de slag te gaan wordt volgens hem bij veel bedrijven (nog) niet gevoeld. Dat is jammer want daardoor mis je het grote voordeel. “Mensen die de stap nog niet durven maken, zouden eens langs moeten komen om te kijken hoe het werkt”, nodigt Van Boven zijn collega’s uit, “als mensen het zien, snappen ze ook direct het grote voordeel van elektronisch factureren”.
