Sandra Teijgeler, controller bij Koenders Totaalbouw, legt uit dat er een uitgebreid onderzoek aan vooraf is gegaan voordat ze hebben gekozen voor Z factuur.
“We hadden 2 speerpunten: we wilden van de 90% ontvangen inkoopfacturen die we nog niet digitaal ontvingen, zeker 80% wel digitaal gaan ontvangen én het zou ons moeten ontzorgen, waarbij de manier waarop voor ons niet belangrijk was”.

Kiezen
Sandra Teijgeler geeft aan dat de techniek niet belangrijk is, maar dat ze bewust gekozen hebben voor de optie die het bedrijf uiteindelijk het minste werk op zou leveren. Koenders Totaalbouw maakt gebruik van de software van BouwInfoSys. Na onderzoek in de markt ging de keuze voor het verwerken van de inkoopfacturen uiteindelijk tussen 2 partijen waaronder Z factuur. “Wat voor ons uiteindelijk de doorslag gaf is dat Z factuur echt ontzorgt”, aldus Sandra Teijgeler. “Bij Z factuur zitten er mensen achter de knoppen, als er iets mis is, kunnen wij dat aangeven en wordt het voor ons opgelost. Bij de andere partij zouden we de fouten zelf moeten oplossen.” Jaarlijks komen er 10.000 tot 12.000 inkoopfacturen binnen bij Koenders Totaalbouw.

Het proces
De aanloop van het proces liep moeizaam, zo geeft Sandra Teijgeler aan. Doordat ook de softwareleverancier betrokken moet worden, kost het tijd om het project opgestart te krijgen. Eerst is begonnen om de verschillende stromen van ontvangen inkoopfacturen beter inzichtelijk te krijgen en te structureren. Daarnaast werden GLN nummers in batches van 50 stuks aangevraagd en werd telkens een groep factuurverzenders opgepakt om elektronisch het systeem in te krijgen.
Facturen die per post binnenkomen, krijgen een stikker met barcode, worden ingescand en daarna doorgestuurd zodat ze verwerkt kunnen worden door de XML herkenservice. Deze bedrijven wordt daarbij gevraagd of zij een volgende keer elektronisch kunnen aanleveren. Hier wordt veelal positief op gereageerd. Zo’n traject wordt per klant aangepakt en Sandra Teijgeler geeft aan dat er geen verplichting geldt.

Doordat het groepsgewijs wordt opgepakt en niet teveel in één keer, is het intern goed op te pakken en te verwerken. Zodra weer een groep klanten goed door het systeem loopt, wordt er een nieuwe groep opgepakt. Hierdoor blijft het werk te overzien en levert het geen extra druk op. Nu al wordt ervaren dat het werken met Z factuur en de XML herkenservice de pieken die er zijn in het werk, zoals na vakanties en na stormschade (waar Koenders Totaalbouw veel herstelwerkopdrachten van heeft), sneller zijn weggewerkt en dat er in rustiger perioden zelfs bijgesprongen kan worden op andere afdelingen. Dit was in het verleden zeker niet het geval.

Koenders Totaalbouw is zeer tevreden over de samenwerking met ZET solutions. Sandra Teijgeler: “Het prettige is dat er mensen achter de knoppen zitten, als er iets mis gaat, kunnen we dat aangeven en komt er een persoonlijke reactie. Bovendien doen ze wat ze zeggen, die service vinden wij heel belangrijk.”