Aanmelden button
Horsman bespaart tijd met Z factuur
Horsman & Co maakt sinds begin 2012 gebruik van Z factuur voor het ontvangen van elektronische facturen. Arjan Horsman, controller bij Horsman & Co geeft aan dat zij al langer bezig waren met het digitaliseren van de verwerking van facturen. Zij zijn toen gestart met een voorloper van Exact AEC, waar ze op dit moment nog gebruik van maken. Vanuit Exact kwam toen de vraag of zij interesse hadden om mee te doen met Z factuur voor het ontvangen van facturen.
Mastermate is een grote leverancier van Horsman & Co en aangezien zij de factuur elektronisch konden aanleveren via Z factuur en deze automatisch in hun softwarepakket van Exact ingelezen kon worden, was de stap om te starten met Z factuur toen snel gemaakt. Naast Mastermate ontvangt Horsman nu ook elektronisch de facturen van Raab Karcher en Jongeneel.
StartenHet traject van inregelen en starten met elektronisch factureren via Z factuur is zeker niet tegen gevallen. “Eigenlijk liep het volgens verwachting” aldus Horsman, “wel was er goede afstemming nodig met onze leveranciers voor het leveren van de juiste informatie in de XML”. Ook intern was de afstemming belangrijk. Horsman geeft aan dat het belangrijk was en is om collega’s ervan te overtuigen gebruik te maken van projectnummers zodat dit ook meegenomen wordt in de facturering. Waar voorheen een omschrijving nog voldeed, is dat nu niet meer afdoende om automatische elektronische verwerking mogelijk te maken.
Besparing
Tijdsbesparing was de belangrijkste reden om te starten met Z factuur. Het handmatig overnemen van de factuurgegevens is voor de elektronisch ontvangen facturen niet meer nodig. Waar 10 jaar geleden nog 2 fulltimers op de financiële afdeling zaten, is dat nu teruggebracht naar een fulltimer en een parttimer. Als er nog meer facturen Z factuur zouden binnenkomen, kan dat nog eens een halvering van de tijd die er nu besteed wordt aan inkoopfacturen opleveren. Die vrijgekomen tijd zal dan ingezet worden voor andere zaken binnen de organisatie, zoals pr en social media.
Het verzenden van elektronische facturen heeft Horsman nog niet opgepakt. “We hebben een aantal woningbouwverenigingen als (grote) klant, hiervan is nog geen vraag gekomen voor het leveren van een elektronische factuur. Voor de particuliere woningbouw zien we dat er vooral gevraagd wordt om een papieren factuur”, aldus Arjan Horsman. Mocht de vraag komen, dan zal men daar zeker serieus naar kijken. Wellicht dat met de stijging van de kosten voor een postzegel het voor bedrijven in de nabije toekomst nog interessanter wordt om ook het elektronisch verzenden snel op te pakken.
Meer elektronisch
Op dit moment leveren 3 leveranciers de facturen elektronisch via Z factuur aan. Met name Mastermate neemt daarvan een groot deel, gemiddeld 30 tot 40 facturen per week, voor haar rekening. Daar komen ook wekelijks nog een aantal facturen van Raab Karcher en Jongeneel bij. Feit is wel dat er wekelijks ook nog 100 tot 120 facturen op papier binnen komen. Er is dus zeker nog veel meer voordeel met Z factuur te behalen.
Z factuur heeft voor de op papier ontvangen facturen de XML herkenservice ontwikkeld waarmee deze omgezet worden in XML en zo elektronisch verwerkt kunnen worden.
